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Ein Tag mit Mareen Fortini, Mitarbeiterin im Schulbüro
Mareen Fortini ist Mitarbeiterin im Schulbüro der SIS Kassel. Als erste Anlaufstelle für Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrkräfte kümmert sie sich darum, dass organisatorische Fragen geklärt, Informationen weitergegeben oder Probleme gelöst werden. Dies erfordert viel Feingefühl, Kommunikationsgeschick und Geduld.
7:15 Uhr Ich treffe im Schulbüro der SIS Kassel ein und bereite mich auf meinen Arbeitstag vor. Zuerst rufe ich E-Mails in verschiedenen Postfächern ab, um aktuelle Informationen zu sammeln, auszudrucken, abzuheften und/oder entsprechend weiterzuleiten.
7:30 Uhr Das Telefon klingelt und einige Eltern melden ihre Kinder krank oder abwesend. Es gibt auch Fragen zu den aktuell geltenden Corona-Regeln oder zu aktuellen Terminen oder Abläufen in dieser Schulwoche. Nachdem ich den Eltern die entsprechenden Auskünfte erteilt habe, trage ich die Informationen unter anderem in unsere Schulverwaltungssoftware ein, so dass diese pünktlich zu Schulbeginn von den Lehrkräften eingesehen werden kann.
Das Telefon klingelt am Morgen sehr häufig. Eltern und Interessenten haben unzählige Fragen zu unterschiedlichen Themen. Eine Familie interessiert sich zum Beispiel für einen Schulplatz in Klasse 1 im kommenden Schuljahr. Dieser Familie teile ich die Eckpunkte unseres Schulkonzeptes mit und vereinbare einen Video-Gesprächstermin via MS Teams. Meine Kolleginnen Frau Rudolph und Frau Rippe sind ebenfalls im Schulbüro eingetroffen und wir besprechen die aktuellen Themen für diesen Tag oder die Woche. Die Arbeitsbereiche, -aufgaben und -abläufe werden entsprechend untereinander abgestimmt.
„Das Telefon klingelt am Morgen sehr häufig. Eltern und Interessenten haben unzählige Fragen zu unterschiedlichen Themen.“
8:35 Uhr Da am Ende der Woche eine Talent Show in der Schule stattfindet, kommen zwei Schüler aus der Klasse 9 in das Schulbüro um eine Durchsage mit weiteren Informationen dazu zu machen.
Spontane Besucher kommen ab diesem Zeitpunkt auch vorbei, um sich über das Aufnahmeverfahren zu erkundigen. Sie erhalten von uns diverse Informationen zu unserer Schule. Arbeitsunterlagen werden weiterbearbeitet und aktualisiert. Telefonate mit verschiedenen Behörden (zum Beispiel dem Schulamt, dem Gesundheitsamt, anderen Schulen, dem Statistikamt etc.) finden statt, um gewisse Abläufe regelmäßig abzustimmen.
10:00 Uhr Einige Schülerinnen und Schüler benötigen einen Schülerausweis oder geben Dokumente von ihren Eltern bei uns ab.
10:30 Uhr Um Dokumente digital ablegen zu können, führt die Unternehmensleitung gerade ein neues System ein. Hierzu haben wir mit einer Kollegin aus Stuttgart ein Meeting via MS Teams.
11:30 Uhr In einem kurzen Meeting stimme ich mich mit der Schulleitung über den Status der Aufnahmen für das kommende Schuljahr ab und wir besprechen weitere Termine für diese Woche.
12:00 Uhr In der großen Pause besuchen uns diverse Schülerinnen und Schüler sowie Lehrerinnen und Lehrer, um verschiedene Anliegen zu klären oder zu bearbeiten.
13:00 Uhr Ich habe mit einer Familie einen Termin, um die Unterlagen zu ihrem Stipendiumantrag zu überprüfen und entgegenzunehmen.
14:00 Uhr Ich überprüfe eingereichte Einkommensunterlagen von Eltern und erstelle hiernach neue Schulverträge sowie Rechnungen. Aus bereits zurückerhaltenen Vertragsunterlagen pflege ich Informationen in diverse Datenbänke wie zum Beispiel Statistiken, Lehrer- und Schülerdatenbänke oder Ähnliches ein.
15:30 Uhr Mein Arbeitstag ist für heute beendet.
Autorin
Mitarbeiterin im Schulbüro, SIS Kassel
Erstveröffentlichung in der emphaSIS Germany, 2022